社会保険労務士法人 ロームのお悩み相談コラム

2020.05.29

雇用契約書とは?雇用契約書が無いとマズイ理由。

従業員を雇用するときに作成する「雇用契約書」。
インターネット上には、無料のひな型もあり、自社で作成している方や、もしかしたら作成していない会社もあるかもしれません。

今、このページを読んでいただいているということは、雇用契約書について、知りたい方、悩んでいる方、今から作成しようとしている方、または社労士に作成を依頼しようと考えている方が多いと思います。

この記事では、そもそも雇用契約書とは?という基本的な部分から解説し、必要な理由、記載事項、作成するタイミング、外国人と雇用契約書を結ぶときの注意点、就業規則との関係、再発行や電子化についてまで、解説していきます。

最後までお読み頂くと、「雇用契約書」の作成方法や、その必要性や注意点など「雇用契約書」を作成する上で重要なことを理解していただけるはずです


解説 社会保険労務士 牧野 剛

そもそも雇用契約書とは?

雇用契約書とは、「企業と従業員との間で、雇用契約の内容について合意したことを証明するための書類」です。
この合意というのは、従業員が労働力を会社に提供して、会社がその見返りとして、報酬を支払うという合意です。法律の面で見てみましょう。

雇用契約については、民法623条に書かれています。
しかし、この民法623条は、口頭などの約束だけでも契約は有効であるとしています。

民法第623条

雇用は、当事者の一方が相手方に対して労働に従事することを約し、相手方がこれに対してその報酬を与えることを約することによって、その効力を生ずる。

このように、雇用契約は法律に書かれています。
しかし、雇用契約書という言葉自体は、法律には書かれていません。

法律という面で見ると、雇用契約書は必要とされていません。
しかし、実際はトラブルを防ぐためには、絶対不可欠なものです。

要するに雇用契約書とは、法律に書かれていないので会社の義務ではないが、会社と従業員のトラブルを防ぐためには重要な書類ということです。

ちなみに、この雇用契約書は法律に書かれていない書類なので、この書類がないこと自体が理由で、罰則が適用されたりはしません。

 

雇用契約書は必ず必要なのか?

雇用契約書は多くの会社が作成し、従業員との合意の証明に利用しています。
その理由は、口頭だけでの雇用契約の場合、労働条件に関して、後で「言った」「言わない」のトラブルになるからです。

トラブルが発生したときに備えて、雇用契約書は必要なのです。
トラブルに発展するのは、正社員・パート・アルバイト・契約社員の区別なく、すべての雇用形態の従業員で可能性があります。

そのため、従業員の雇用形態に関係なく雇用契約書は必要です。

また、会社と従業員をつなぐルールを定めた法律で“労働契約法”があります。
労働契約法4条2項では、「労働契約はできる限り書面でしましょう」 となっています。

労働契約法4条2項
労働者及び使用者は、労働契約の内容(期間の定めのある労働契約に関する事項を含む。)について、できる限り書面により確認するものとする。

要するに、法律でもトラブル防止のために、雇用契約をできるだけ書面にしましょうとなっています。

ちなみに、少し横道にそれますが、雇用契約と労働契約という言葉の違いについて、疑問に思う方もいらっしゃるかもしれないので、解説します。

ややこしいですが、雇用契約というのは民法における言葉で、労働契約というのは労働基準法の中での言葉なのです。

労働基準法は、刑法と同じで“取り締まりをする法律”なので、会社が法律違反をすれば罰則があるという特徴があります。
また、労働基準法は家族だけで経営している個人経営の会社が法律の対象外になるという特徴もあります。

一方、民法は契約ということだけに、目を向けています。
ですので、罰則という考え方はなく、家族間でも対象となります。
そのため、多少考え方が違うので言葉が異なるのです。

ですが、雇用契約書を考える上では、雇用契約と労働契約の違いは考えなくて大丈夫です。

まとめると、トラブル防止のために雇用契約書は必ずあった方がよく、どのような雇用形態だとしても、すべての従業員の分を、作成したほうが良いということです。

雇用契約書は、従業員とトラブルになった場合に、会社を守る盾となります。

雇用契約書がないと、どうなるか?

雇用契約書がないと、会社と従業員の間でトラブルが起きたときに会社側が圧倒的に不利になります。

経営者の方の中には、「従業員とはファミリーだ」とか「今まで問題は起こってなく、うまく回ってきた」ということで、雇用契約書は無くても大丈夫と考える方もいるかと思います。

しかし、従業員との間で、ひとたびトラブルが起きたときに雇用契約書においてルールを決めておかないと、非常に困ることになります。

雇用契約書が無いせいで、従業員に数百万単位でお金を請求されたという話も、結構よくあります。

従業員側が、「〇〇と言われていた」と労働基準監督署に行ったとき、雇用契約書がないと、その主張は基本的に認められてしまうのです。

ですので、人事に関するトラブルが起こる前の対策として、雇用契約書は絶対に作りましょう。

また、雇用関係の助成金をもらうためには、雇用契約書を整備しておく必要があります。
雇用契約書がないために、もらえるはずのお金が、もらえなくなってしまいます。

このように雇用契約書がないと、会社に人事に関するリスクが高まるお金の面で損をすることがある、この2つのデメリットがあるのです。

雇用契約書と労働条件通知書、内定通知書の違いとは?

雇用契約書と労働条件通知書、内定通知書と色々あって「ややこしい」と思われる方も、多いと思います。実際にややこしいので、解説いたします。

雇用契約書とは、会社と従業員が雇用契約の内容について、お互いに合意したことを証明するための、民法に基づいた書類です。

この雇用契約書は、最後に会社と従業員の両方が“署名と捺印”をします。
そのため、従業員が後になって「こんなこと聞いていません」とは言えない証拠書類なのです。

労働条件通知書とは、どのような条件で仕事をするのかを、会社が従業員に対して、一方的に作成して渡すものです。

この労働条件通知書は、雇用契約書と違い、法的に従業員に書面で渡す義務があります。
根拠となる法律は、労働基準法15条第1項に書いてあります。

労働基準法15条第1項
使用者は、労働契約の締結に際し、労働者に対して賃金、労働時間その他の労働条件を明示しなければならない

労働条件通知書は、作成していなければ罰則があります。
また、労働条件通知書には、書かなければいけないことも沢山あります。

労働条件通知書を作成していないか、また書かなければならない事が書いていなければ、
労働基準法違反で、30万円以下の罰金になります。

法的に義務の書類なので、労働条件通知書だけは作成しているという会社も多くあります。しかし、労働条件通知書だけでは、後でトラブルになったとき、従業員が会社から伝えられた労働条件に、同意しているという証拠にはならない場合があるのです。

内定通知書とは、法律で決まっている書面ではありません。内定という事を従業員になる人に教えて、モチベーションを上げるのに役立つ書類として、会社が自由に作成しているものです。

書く内容についても会社が自由に決められます。

まとめると、雇用契約書は「会社と従業員の労働条件の合意の証拠」、
労働条件通知書は「会社が従業員に対し、必ず作成しなければいけないと法律で決まっている書類」、
内定通知書は「会社が、これから従業員になる人に対して、自由な内容で書ける書類」

以上のような違いがあります。

雇用契約書の記載事項は?

雇用契約書で決まっている事は、署名捺印だけは必ずしなければいけないという事だけです。
署名捺印がないと、有効な契約として認められません。
ですので、1番最後に署名捺印の項目は必ずいれましょう。

また、複写等で2枚作成し、1枚ずつ会社と従業員で保管しておくと安心です。何かあったときに、
会社に控えがある方が良い
からです。

それ以外に、雇用契約書の記載事項には、決められたものはありません。
ただし、雇用契約書を作成している企業の多くは、労働条件通知書で記載する労働条件を、
記載しています。その方が、雇用契約がスムーズだからです。

労働条件通知書で記載する労働条件は、具体的には以下21項目になります。

  1. 雇用の契約期間(正社員の場合は、ナシと記載します)
  2. 働いてもらう場所(従業員が、働く場所を記載します。住所・店舗名など)
  3. 従業員の仕事内容(後でトラブルにならないように、やってもらいたい仕事は、すべて書いておきましょう)
  4. 始業時刻終業時刻(シフト制の場合は、そのルールを記載しましょう)
  5. 残業があるかどうか
  6. 休憩時間(何時間働いたら、何分休憩するかを具体的に記載しましょう)
  7. 交替勤務制(例えば24時間稼働の工場等で)がある場合と、交替順序や交替期日
  8. 休日休暇(何曜日を休みにするのか。また、育児休暇や年次有給休暇についてなどの説明を記載します)
  9. 賃金についてと、賃金の支払日(月給や時給の計算方法を記載します。また給料から引かれる、雇用保険料や厚生年金についても記載すると良いでしょう)
  10. 退職に関する事(定年退職についてのルールを記載します。従業員の申し出で退職するときは、何日前に言ってもらうかも記載しておきます。解雇する場合の理由と退職手続きについても記載しましょう)
  11. 昇給する場合があるのであれば、昇給のルール
  12. 退職手当の制度がある場合、退職手当がどのような計算方法で支払われるか
  13. 会社が臨時に支給する賃金・ボーナスについて(業績によって支払う報奨金やボーナスについて、いつ・どのような計算方法で支給するか記載します)
  14. 従業員が負担する制服代や食費
  15. 安全衛生(健康診断・喫煙場所等についてです)
  16. 職業訓練について
  17. 災害補償・仕事以外で病気になった場合について(勤務中のケガや病気になった時の、会社の補償について記載します)
  18. 表彰制度・懲罰について
  19. 休職について(育児休暇や介護休暇など以外で、会社が独自にルールとして決めているものがあれば、記載します)
  20. 服務規程(会社の秩序を乱すことなく、働くための重要な決まりを記載します)
  21. 経歴詐称や、無断欠勤など就業規則に書いてある解雇や減給などの懲戒の理由も具体的に書いておくとトラブルが防げます。

以上①~⑫までは、必ず記載するべき事です。

⑬~⑲は、会社に⑬~⑲までのルールがあれば、記載する事です。

⑳・㉑は、できれば記入しておいた方がいい事です。

そして、トラブル防止のため、上記に加え雇用契約書に書いておいた方がよい項目もあります。
労働条件通知書の記載事項以外で雇用契約書に記載した方がよい項目の例は、以下になります。

例えば、正社員の場合は次のことを加えるとトラブルが防げます。

  • 全国もしくは海外への転勤を命じる場合もある
  • 配置換えをして、経験したことのない業務を命じる場合もある

契約社員・パート・アルバイトの場合は、次の内容を加えるのがオススメです。
  • 雇用する期間と契約を更新する可能性があるかどうか
  • 契約を更新する基準

ちなみに、契約の更新を3回以上した、もしくは、1年以上継続して雇用している場合に適用される制限があります。
この従業員の契約の更新をしない場合には、30日以上前の予告と、正当な理由が必要になります。
また、1回以上契約更新して5年以上継続雇用した場合には、従業員からの申し出があれば、無期雇用への転換のルールもあります。

試用期間がある場合は、以下のことを付け加えましょう。

  • 試用期間の開始する日と試用期間が終わる日
  • 試用期間中は賃金が変わるかどうか。変わるなら、いくらになるか

このように、雇用契約書の記載事項には、決められたものはありませんが、トラブルを防ぐために記載するべき事はたくさんあります。雇用契約書を作成している企業の多くは、労働条件通知書で記載する労働条件を記載しているのです。

さらに、トラブル防止のために、雇用形態別で記載しておいた方がよい事もあります。

社会保険労務士法人ロームでは、雇用契約書を作成するときに記載する内容について、それぞれの会社の実情に応じて、ピッタリの雇用契約書を作成するノウハウがございます。

 

雇用契約書と労働条件通知書を合わせて作成する

実務では、雇用契約書と労働条件通知書とを合わせて作成する事があります。
この合わせて作成したものを、「雇用契約書兼労働条件通知書」といいます。

記載する内容に同じ項目が多いので、雇用契約書と労働条件通知書を合わせたものを書面にして、雇用契約をすることが多くあります。

結論としては、この2つを合わせて作成しても問題はありません
書面の一番上に、「雇用契約書兼労働条件通知書」と書けば、それだけで2つを合わせたものとして、効力があります。

その場合は、労働条件通知書には法的に書かなければいけない内容が決まっているので、記載事項には注意しましょう。

 

いつ雇用契約書を作ればいいのか?

雇用契約書は、いつ作ればいいのでしょうか?

雇用契約書は、正社員であれば入社のタイミングで作ります。
入社のタイミング以外で、再度雇用契約書を作成することはありません。

従業員が、管理者に昇進した場合も、取締役になる場合以外は、入社のタイミングで作成した雇用契約書が有効になっています。

契約社員・パート・アルバイトの場合は、入社のタイミングと契約の更新のタイミングです。
契約更新のタイミングで、雇用契約書を作成していないと、無期の雇用契約になったという取り扱いになってしまいます。

どんなに忙しくても、契約社員・パート・アルバイトの雇用契約の更新するときの雇用契約書作成は、絶対に忘れないようにしましょう。
たとえアルバイトとして採用したとしても、雇用契約書を作成していないと、正社員のような取り扱いになってしまう場合もあります。

このように、雇用契約書は、どの雇用形態であっても、入社時は必ず作成して、正社員以外の場合は、契約の更新のときに毎回作成しなければなりません。

 

試用期間中でも、雇用契約書は必要か?

会社には雇用契約書を作成する義務がないので、「試用期間中であれば、なおさら必要ないだろう」と考える方も多いと思います。
実際に、中小企業では試用期間中に雇用契約書を作成していないという会社がよくあります。

しかし、試用期間だとしても、雇用契約書を作成しないという会社は危険です。

試用期間中だとしても、会社が労働条件について、従業員と口頭で約束しているだけであれば、トラブルの原因になることがあります。

例えば、「従業員側から試用期間だと思わなかった」とか、会社は3か月の試用期間と伝えたが、従業員は「試用期間は、1か月だと会社に言われた」と主張するかもしれません。
このようなトラブルが起きたとき雇用契約書がないと、会社の主張を証明する書類が何もないことになってしまいます。

また、試用期間中であっても、労働契約法16条が適用されます。

労働契約法 第16条

解雇は、客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められない場合は、その権利を濫用したものとして、無効とする。

そのため、従業員側に何か特別な原因がなければ、試用期間終了後もそのまま雇用しなければいけないのです。

従業員にどのような理由があれば、試用期間終了後に継続して雇用しないことがあるかを雇用契約書で記載しておけば、トラブルに発展することは少なくなるでしょう。

まとめると、口頭だけでの契約だとトラブルになるので、試用期間中だとしても、雇用契約書を作成しないと会社は危険だということです。

外国人と、雇用契約書を締結するときの注意点

外国人を採用するときは、トラブル防止のために必ず雇用契約書を作成しましょう。
その上で、日本人を採用するときと同じような内容で、雇用契約書を作成します。
しかし、内容は同じようなものでも、注意するべき点もあります。

注意

❶外国人と雇用契約するときは、外国人の従業員に労働条件をしっかり理解してもらうようにする。

❷雇用契約書は、就労ビザ申請の時に出入国在留管理局に提出する必要があるので、会社が属する業界特有の言葉や、職務内容について、わかりづらい表現を使わないこと。

❶の労働条件を外国人にしっかり理解してもらうのは、外国人が職務内容をしっかり理解していないと、入国審査官に指摘され、働くことの許可がおりない場合があるからです。

❷の雇用契約書の記載は、会社が属する業界特有の言葉や、職務内容でわかりづらい表現を使わないと事について説明します。

例えば、業界特有の言葉とは、生産工場において専門用語で〇〇服を着用すること、〇〇に立ち入らない事等になります。
職務内容でわかりづらい表現とは、〇〇関連とか〇〇全般というような表現です。
会社に詳しくない入国審査官にもわかるように、具体的で一般的な言葉を使って、雇用契約書を書く必要があります。
分かりにくい専門用語や分かりづらい表現を使ったがために入国審査官が従業員に対して、働く許可を出さないという事もよくあります。

このように、外国人を採用する場合は、トラブル防止のために必ず雇用契約書を作成した上で、内容について注意点が2つあります。

日本人を採用する時との違いに注意しましょう。

 

雇用契約書と就業規則との関係は?

雇用契約書は会社が、従業員1人1人と結んだ契約です。
それに対して、就業規則は、従業員全員が対象になる会社の共通ルールになります。

どちらも非常に大切な書類になりますが、会社によっては雇用契約書と就業規則で、書いてある内容が違うという場合もあるかもしれません。

その場合、どちらが優先されるのでしょうか?

雇用契約書に書いてある労働条件が、就業規則の労働条件より悪い場合、従業員の労働条件は、就業規則に書いてある労働条件へと自動的に変更されます。

就業規則に書いてある労働条件が優先されるのです。

このことは、労働契約法の第12条に書いてあります。

労働契約法 第12条

就業規則で定める基準に達しない労働条件を定める労働契約は、その部分については、無効とする。この場合において、無効となった部分は、就業規則で定める基準による。

もし、会社と従業員との間で、「就業規則に書いてある労働条件でもいいよ」と合意があったとしても、雇用契約書での内容は無効になります。
特に、昔に就業規則を作成して、今の雇用契約書と大きく違っているという会社は注意が必要となるでしょう。

雇用契約書が、就業規則より労働条件がよい場合はどうでしょうか?

この場合、雇用契約書での労働条件が優先されるので、雇用契約書での労働条件が、その従業員の労働条件となります。

たとえば、雇用契約書での労働条件が就業規則での労働条件より、休みが多い、賃金が高いなどがこれにあたります。
労働条件がよくなっているので、社員とのトラブルは起きないでしょう。

このように、雇用契約書の労働条件が、就業規則より悪い場合は就業規則が優先され、雇用契約書の労働条件が就業規則より良い場合は、雇用契約書の労働条件が優先されます。

雇用契約書の再発行

「雇用契約書の再発行をして下さい」と、従業員から言われた場合の会社の対応について解説します。

会社側には、従業員が雇用契約書を紛失したときに、再発行しなければいけないという法律はありません。ですので、必ず再発行しなければいけないという事はないのです。

もし再発行するのであれば、会社にある控えをコピーして渡すのがいいでしょう。

しかし、会社に控えがない場合は、どうすればいいでしょう。

会社に控えがない場合で、従業員に雇用契約書を再発行する場合は、その従業員と同時期に入社した別の従業員の雇用契約書を、参考に入社日や労働条件を書いて、作成すれば問題はありません。

雇用契約書の再発行は、会社の義務ではありませんが、会社の控えのコピーを渡すか、控えが無ければ同時期に入社した別の従業員の雇用契約書をもとに、再度作成という方法があるのです。

 

雇用契約書を、電子化するメリットと注意点

従来は、会社が従業員を雇用したときに、会社は労働条件を書面で従業員に渡さなければいけませんでした。しかし、2019年4月からは、メールなどの電子的なものでも可能となりました。

以下が「労働基準法施行規則」が改正されたという厚生労働省からのお知らせです。

出典:厚生労働省 労働条件締結時の労働条件の明示

法律上、書面で渡すのが義務だった労働条件通知書が、電子的な方法でも可能となったのです。
それに合わせて、雇用契約書も電子化しようという会社も増えてきています。
会社にとっては、手間が省け、紙で保管しなければいけない書類が減るメリットがあります。

しかし、雇用契約書の電子化には、注意点がいくつかあります。

注意
    ❶従業員が希望していること
    ❷従業員本人のみが、見ることができる状態であること
    ❸従業員が書面として出力できること
    ❹LineやMessenger等のSNSに、細切れにして送らない
    ❺日付や担当者の名前も合わせて送る

以上の5つの注意点があります。

❶「従業員が希望していること」は、まずは従業員となる人が希望していることが条件になります。
もし、希望していないのに、電子的な方法で雇用契約書兼労働条件通知書を送ると、労働基準法違反となり、罰則がある場合もあります。

❷の「本人のみ見ることができる状態」は、誰でも見ることができる、会社の共有フォルダに入れるなどの方法で従業員に送るのはダメという事です。

❸「書面として出力できる」ことは、従業員がいつでもプリントアウトできる状態にしてなければいけないということです。メール等の方法で送る場合も、従業員がプリントアウトできる状態で送らなければいけません。

❹「LineやMessenger等のSNSに、細切れにして送らない」のは、従業員がプリントアウトしたときに、何枚にも書類がわかれて、途切れ途切れの書類になってしまうためです。それはダメなのです。

❺「日付や担当者の名前も合わせて送る」は、のちのちトラブルを防止するためには、入れておいた方が無難です。

以上のように、❶~❺の注意点があります。

労働条件通知書が、メールなどの電子的なものでも可能となったことに伴い、雇用契約書も電子的な方法で従業員に送るという会社も増えてきました。

しかし、注意点を守らなければ、新たなトラブルの火種となる可能性があります。
また、トラブルになったときの労働条件の証拠という機能において、不安は残ります。

電子的な方法だと、従業員が書き換えることも不可能ではないからです。

プロに頼むなら、どうやってプロを探せばいいか?

雇用契約書の作成を依頼する社会保険労務士を選ぶには、いくつかのポイントが あります。

ここでは、社労士選びで失敗しないための判断基準についてお話をさせていただきます。

【ポイント①雇用契約書の作成だけで終わらないか】

雇用契約書の作成は、どの社労士でも作成自体は難しくはありませんが、1つ重要なことがあります。それは、雇用契約書の作成を依頼したときに、雇用契約書の作成のみを行う社労士は、要注意です。

実際にはそういう社労士が多いのが実態です。
そこはぜひ、注意していただきたいポイントなのです。

ロームでは、通常、雇用契約書を作成する場合には、今後お客様がもらえる助成金のことも考えて作成させていただいております。

なぜなら、せっかく雇用契約書を作成する機会をいただいたのですから、当然、さらにお客さまのプラスになるご提案をできたらと、常に考えて対応させていただいているからです。

もう少し、付け加えさせていただくと、就業規則の確認もさせていただきます。
上記に記載したように、雇用契約書と就業規則の相違は、トラブルを招きかねないため、トラブル防止のための点検が必要なのです。

このように、上記ですべてではありませんが、当社のサービスを記載すると、すべての社労士事務所のサービスのように感じてしまう方もいらっしゃるかもしれませんが、残念ながら実際にはここまでのサービスを提供する事務所は少ないように感じています。

なぜなら、社労士の切り替えで当社と契約してくださったお客様には、「前の社労士はこんな提案をしてくれなかった」「こんなアドバイスはなかった。」など、驚かれる場合がほとんどだからです。
そして、実際にそういった不満をもって当社に相談される方が多いのも事実です。

ですので、依頼したことだけをサービスとして提供する社労士は、お客様の未来のメリットに差がつくことが要注意!なのです。

【ポイント②人柄と相性】

雇用契約書の作成を頼む場合でも、最終的には人と人のコミュニケーションが大切です。 社労士事務所の中には、初回の無料相談などを開催していることもあるので、実際に参加して、納得できる事務所を選ぶと間違いも少ないでしょう。
また、担当者の人間性や信頼性も大切です。これは実際に会わないと分かりにくいのですが、社労士事務所のwebサイトでも大きなヒントを得られます。
社労士の写真やプロフィールが掲載されていれば、「どのような人となりか」がある程度分かることもあるでしょう。

失敗しない社労士の選び方

  • 雇用契約書の作成を依頼すると、就業規則の確認や、経営相談などまで幅広くサポートしてくれるか?
  • 助成金の申請を代行してくれるか?(現在、顧問先の助成金の申請を断っている社労士事務所も多いです)
  • 不景気のときの労務管理(賃下げなどの不利益変更、整理解雇)の経験があるか?
  • 今までに、どれだけ助成金を申請してきたか?
  • 今までに助成金を受給できなかったことはあるか?

社労士事務所選びで、失敗しないために、事前に確認すべき箇所はチェックするようにしましょう。こういう時期だからこそ、不況に強い社労士と契約することが、現在・未来の経営のカギを握っているのです。
「たかが、雇用契約書の作成だから」と思わず、なるべく豊富なノウハウや実績を持った社労士事務所に依頼するのが社労士事務所選びのカギと言えます。

 

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社会保険労務士 牧野剛 プロフィール

 

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