社会保険労務士法人 ロームのお悩み相談コラム

2020.04.27

年次有給休暇管理簿とは? 様式や記載事項などに悩んでいませんか?

年次有給休暇管理簿とは?

 

こんにちは、社会保険労務士の牧野です。

「年次有給休暇管理簿」とは、会社が社員の年次有給休暇の取得状況を“正しく把握するため”の帳簿です。

2019年4月から、「働き方改革関連法」がスタートしました。

「働き方改革関連法」について、新聞等で「残業の上限規制」や「高度プロフェッショナル制度」が話題になったのは記憶に新しいと思います。

しかし、地味ではありますが、年次有給休暇の5日の取得義務と合わせ年次有給休暇管理簿の作成も下記のように法律の細かな規則として決まりました。 

労働基準法施行規則第24条の7

使用者は、法第三十九条第五項から第七項までの規定により有給休暇を与えたときは、時季、日数及び基準日(第一基準日及び第二基準日を含む。)を労働者ごとに明らかにした書類(第五十五条の二において「年次有給休暇管理簿」という。)を作成し、当該有給休暇を与えた期間中及び当該期間の満了後三年間保存しなければならない。

 

そして、この「年次有給休暇管理簿」の義務づけは、社員数・業種を問わず、すべての会社が作成しなければなりませんさらに、正社員・パート・アルバイトすべての従業員が対象です。

「そんなこと言っても忙しくて、そこまでできない」

「とりあえず、年次有給休暇だけ取得させておけばいいでしょ」

このように考える方もいるかもしれません。

確かに、この「年次有給休暇管理簿」がなくても罰則はありません。しかし、「年次有給休暇管理簿」は必要です。理由を解説していきます。

年次有給休暇管理簿が、なぜ義務づけられたのか?

「年次有給休暇管理簿」が義務づけられたのは、今回の働き方改革関連法年次有給休暇は“1年間で最低5日取得”が絶対になったからです。

この義務となった、“1年間で5回以上の年次有給休暇取得”が、確実に取得できているかのチェックが、今まで通りだと難しい。

だから、「『年次有給休暇管理簿』がないとできないだろう」ということで、今回、「必ず作らなければならない帳簿」とされたのです。

 

年次有給休暇管理簿がないことでのデメリットは?

「年次有給休暇管理簿」がないことでのデメリットは6つあります。

❶社員1人1人の、年次有給休暇の取得状況を把握しづらい。

3年以上の間、年次有給休暇取得のデータ保存“が必要ですが、これが途中で、よくわからなくなってしまう。

❸そもそも労働基準法違反になるので、労働基準監督署に提出を求められたときに困る。

❹年次有給休暇の取得が、正しく把握できず“取得の最低である5回”に達していない社員がでてしまう。これが原因で、労働基準監督署から指摘をうけ、罰金刑になってしまう。    

❺❹の罰金刑は、1人当たり最大で30万円です。

 例えば、20人の年次有給休暇取得が法律にそってできていなければ、20人×30万円で、最高”600万円”の罰金になります。

❻もしものときに困ることがあります。

 例えば、今回の新型コロナウイルスにより休業等余儀なくされた事業者のための「雇用調整助成金」。過去1年間に、労働基準法違反があると、助成金の条件に、当てはまっても最悪、受け取れない場合があります。(2020年4月8日現在)

これは、困りますよね?

このようなデメリットから「年次有給休暇管理簿」は、必ず作ることをオススメします。

 

年次有給休暇管理簿の様式は?

「年次有給休暇管理簿」の様式に決まったものはありません。「じゃあ、法律違反にならないように、とりあえず作るだけでいいの?」このように、思うかもしれません。

しかし

必ず,盛り込まなければならない項目がある。
労働基準監督署が調査をおこなうときに, ,提出を求められることがある。

このことから、できればしっかりとした様式で管理していくのがオススメです。この様式に関しては、わかりやすいシンプルなものがいいです。 

年次有給休暇管理簿は,賃金台帳などと合わせて作成できる?

 

 

「年次有給休暇管理簿」は、賃金台帳や労働者名簿と合わせ作成することも可能です。

ただし、「年次有給休暇管理簿」はそれ自体で独立して管理するのがオススメです。

「年次有給休暇管理簿」を、賃金台帳などと合わせて作成することに関しては、下記のように、法律の細かな規則として可能になっています。

労働基準法施行規則第55条の2

使用者は、年次有給休暇管理簿、第五十三条による労働者名簿又は第五十五条による賃金台帳をあわせて調製することができる。

 

そして、厚生労働省のサイトで「年次有給休暇管理簿」の必要事項を賃金台帳また労働者名簿に、表で盛り込む場合の例がでています。

                         

※出典:年次有給休暇取得推進特設サイト 年次有給休暇管理簿例https://www.mhlw.go.jp/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/roudoukijun/jikan/sokushin/jigyousya.html

このように、エクセルの表を、現在お使いの“賃金台帳”に付け加えることができます。しかし、「年次有給休暇管理簿」はそれ自体で独立して、管理したほうがメリットがあります。

下図のように、“独立した表”で管理した場合の例があります。

 

※出典 厚生労働省岩手労働局 年次有給休暇管理簿 参考様式

https://jsite.mhlw.go.jp/iwate-roudoukyoku/roudoukyoku/gyoumu_naiyou/kijunbu/kantoku.html

労働者の年次有給休暇が、あと何日残っているのか、月ごとに、何日取得する計画にしているかが「年次有給休暇管理簿」を見れば一目でわかります。

年次有給休暇”を管理しやすいという面で、これは大きな利点です。私は、結論として「年次有給休暇管理簿」は独立して管理するべきだと思っています。  

手前味噌ですが、私の会社に「年次有給休暇管理簿」のよいものがあります。とても良いものに仕上がっている自信があります。

ぜひ、ご興味ある方がいらっしゃいましたら、ぜひ、下の動画をご覧下さい

          

エクセルで作る?それとも、クラウド導入?もし紙で作ったら?

「年次有給休暇管理簿」は、“エクセルで作る方法”と“クラウドを導入する方法”または、“紙で作って管理していく方法”があります。

オススメは、エクセルで作って管理する方法です。それぞれのメリットとデメリットを解説します。

  メリット デメリット

クラウド

(インターネット経由で、

別の会社のコンピューターのシステムを

利用すること)

①「年次有給休暇管理簿」の管理する負担が軽減される。

②転記する作業がなく、自動で年次有給休暇の付与などをやってくれる。

③法律の改正があった場合、その都度バージョンアップしてくれるので法律への対応がスムーズになる。

④記入担当者のミスによる間違いが、発生しにくい

①導入の初期費用や、月額での費用がかかってしまう。

②会社の外にデータを保存するので、セキュリティーが不安
③ネットワーク障害やサービス会社の倒産等で、サービスが停止する危険がある。
④エラーが出た場合、自分の会社だけで対応できない。
⑤インターネットに接続しなければ、利用できない。
⑥それぞれの中小企業用に、カスタマイズしにくい。独自の就業規則などのルールに、対応できないことがある。
一度導入してしまうと、使いにくくてもやめることが、できない

①システムや、ネットワークの影響を受けない。

ITに不慣れな人にも、使いやすい

③メモが自由にできる

業務効率が悪い

②「年次有給休暇管理簿」を、保管しておくスペースが必要になる。

③1人の従業員のページを見ようと思った場合、それを探さなければならない。

④「年次有給休暇管理簿」は、見る頻度が高い書類なので“戻し忘れ”や“間違えて捨ててしまう”などで、紛失のリスクが高い。

エクセル 費用が、ほとんどかからない
②「年次有給休暇管理簿」の導入に時間がかからない。
③難しくなく、簡単に管理ができる。
エクセルに慣れている人は多いのでとっつきやすく、非常に使いやすい。
⑤労働者が、自分で入力することができる。
⑥社会保険労務士などの専門家と相談しながら 自社が使いやすいように、運用していける。
⑦社内にデータを保管するので、安心。 
①労働者が増えると、管理するのが大変
②労働者に、勝手に書き換えられてしまうリスクがある。
関数、マクロを使って作成するのが大

 

中小企業ですと、労働者はそこまで多くないのでメリットが1番多く、デメリットが1番少ない“エクセルでの管理”がよいのではないでしょうか。

 

年次有給休暇管理簿の記載事項は?

 

「年次有給休暇管理簿」には“3つのこと”を必ず記載しなければいけません。

①時季
②日数
③基準日

この3つになります。

以下詳しく解説します。  

①労働者が年次有給休暇を取得した日の“日付を記載します。連続で取得した場合は、〇月〇日~〇月〇日という記載でOKです。

②1年間に従業員が取得した,有給休暇の日数を記載します。

③労働者が入社して6か月たつと、年次有給休暇が発生します。 その“発生日”が基準日です。これを記載します。

社員数が多くて管理が大変な場合は、年次有給休暇はいっせい付与する場合があり、その場合は“いっせい付与日”を記載します。   

以上3つのことを、必ず記載しなければなりません。

ちなみに、この3つ以外のこと、

例えば、年次有給休暇が“労働者側からの時季指定”なのか、“会社側からの計画付与”なのかは、記載する必要はありません。

年次有給休暇管理簿の作成タイミングは?

「年次有給休暇管理簿の作成のタイミング」は“基準日”がオススメです。後で詳しく説明します。

法律では「年次有給休暇管理簿」は、年次有給休暇を与えたときに作成しなければならないとされています。

要するに、労働者からの申し出、もしくは会社から「この日を年次有給休暇にする」という時季指定がなければ、「年次有給休暇管理簿」の作成が義務ではないということになります。

しかし、年次有給休暇を使うまで「年次有給休暇管理簿」を作成しないとなると、すべての労働者の分ができるまで時間がかかります。

労務管理ということを考えると、よい方法とはいえません。

労働者が、もし年次有給休暇を2年取得しなければ、2年間「年次有給休暇管理簿」が“作成されない”という事になります。

そのため、労働者が基準日を迎えたら「年次有給休暇管理簿」を作成するのがよいでしょう。

 

年次有給休暇管理簿の基準日はいつ?

            

「年次有給休暇管理簿」の基準日をいつにするか?

社長が悩む問題の1つになります。

結論としては、基準日は“決まった日に統一”して管理するがオススメです

“新卒で入社した社員がほとんどである会社”や中途社員は“5月入社”限定ということなら、簡単です。しかし、中小企業の多くが“新卒での入社がほとんどなく、や“中途採用を毎回同じ月”にすることはできないのが現実ではないでしょうか?

現実は、転職者はバラバラの月と日で入社することが多いです。この場合、「年次有給休暇管理簿」の作成のタイミングは

「A君は、5月11日」「B君は11月30日」「C君は2月3日」

となってしまいます。

こうした事態に対応するため、厚生労働省は2つの方法があるとしています。

①すべての労働者の基準日を、“決まった日”にしてしまう方法。

②決まった日ではなく、毎月何日と“日付”だけ決める方法

まず、①から解説いたします。    

例えば、通常Aさんが“4月1日”入社なら基準日は“10月1日”になります。しかし①の方法を採用して、すべての従業員の基準日を“1月1日”に合わせます

すると、Aさんの基準日は“1月1日”に前倒しされ、当時、取得義務も前倒しされます。

労働者に対して法定の基準日より前倒して10日以上の年次有給休暇を付与した場合には、使 用者は、その日から1年以内に5日の年次有給休暇を取得させなければなりません。 

この方法だと“10月1日から9月30日”で10日、“翌年1月1日から12月31日”で11日の年次有給休暇を与えます。①はこのようにする方法なのです。

ただし、この方法だと、“9月1日~11月30日”が2重に計算され、一時的に残日数が最高33日になる場合が発生します。なお、クラウドの勤怠管理システムは、これらに正確に対応していない場合もありますので、注意が必要です。

このように、前倒しすると、一時的に有給休暇は増えてしまいます。しかし、翌年から総務、人事の有給休暇の管理が劇的に楽になります。

なお、下記のように簡単にする、重複期間を年5日の取得日数を期間に応じて案分する方法もあります。

 

この日数がAさんに、法律上必ず与えなければならない年次有給休暇の日数になります。

次に②について解説します。

決まった日ではなく、毎月何日と“日付”だけ決めるという方法です。

Aさんが1月17日に入社したとします。この場合Aさんは、6か月が過ぎた7月17日が基準日です。そこでこの方法を採用し、基準日を1日にします。そうすると、基準日は、7月1日になります。  

この方法だと、年次有給休暇の期間がほとんど重ならないので、計算はしやすくなります。

ただし、1年のうちに何度も誰かしらの基準日が、ある形になります。そのため、労働者がある程度の人数の会社には、①がオススメです。

しかし、御社にとってどの方法がよいかは一概にはいえません。どちらがよいかは、ぜひ社会保険労務士にご相談ください。

手前味噌ですが、私はこの手の相談を何十社もの社長様からされています。得意分野です。ぜひ、当社にお任せください。

年次有給休暇を時間単取得させた場合は?

 

時間単位で、年次有給休暇を取得させた場合「年次有給休暇管理簿」にはどのように記載すればいいのか?

結論は“時間単位”で取得した年次有給休暇は“時間単位”で集計して記載します。

“日単位”で取得したこの場合は、年次有給休暇は“日単位”で集計して記載します。

理由は、“時間単位での年次有給休暇”は年次有給休暇の取得義務の5日の計算には入れられないからです。

例えば、Aさんが、普通に1日単位で年次有給休暇を3回、時間単位の年次有給休暇として、4時間で4回取得したとします。

この場合、Aさんは合計では、5日分取得したことになります。

しかし、Aさんは、まだ法律で義務化されている“5日分の年次有給休暇”は取得しきれていないということになります。

 

日単位での年次有給休暇と、時間単位の年次有給休暇を分けて記載していないと、Aさんが最低の5日取得できているのかわからなくなり、管理ができなくなってしまうのです。

“時間単位での年次有給休暇”と“日単位での年次有給休暇”は分けて記載しましょう。

 

年次有給休暇管理簿の対象になる労働者とは?

「年次有給休暇管理簿」は、10日以上の年次有給休暇を付与されるべき労働者全員が対象となります。

下図のように、正社員・契約社員・嘱託社員・フルタイムのパートなどは、0.5年(6か月)で10日間の年次有給休暇が付与されます。また、パート・アルバイトであっても、継続勤務日数によって10日以上付与されます。

※出典:年次有給休暇取得推進特設サイトhttps://www.mhlw.go.jp/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/roudoukijun/jikan/sokushin/jigyousya.html

また、法定労働時間の8時間を超えた場合でも割増賃金の対象外である管理監督者についても、年次有給休暇は付与されますので「年次有給休暇管理簿」の対象となります。

したがって、「年次有給休暇管理簿」は、会社で雇用している年次有給休暇が10日以上付与される“すべての労働者”が対象です。

 

年次有給休暇管理簿の提出義務はあるか?

通常は、「年次有給休暇管理簿」の提出の義務はありません。ただし、労働基準監督官が、事業所の調査に来た場合、賃金台帳と一緒に「年次有給休暇管理簿」の提出が必要になります。そのため、準備はしておかなければなりません。

以下の厚生労働省の解説になります。

時季、日数及び基準日を労働者ごとに明らかにした書類(年次有給休暇管理簿)を作成し、当該年休 を与えた期間中及び当該期間の満了後3年間保存しなければなりません。 (年次有給休暇管理簿は労働者名簿または賃金台帳とあわせて調製することができます。また、必要なときにいつでも出力できる仕組みとした上で、システム上で管理することも差し支えありません。)

 

※出典:年5日年次有給休暇の確実な取得わかりやすい解説6ページ目  https://www.mhlw.go.jp/content/000463186.pdf 

 この“必要なときにいつでも出力”に労働基準監督官が来たときが含まれるのです。

 

年次有給休暇管理簿の保管方法は?

 

「年次有給休暇管理簿」は、データ保管がオススメです。「年次有給休暇管理簿」は、社員に年次有給休暇を「この間に取得して」とした1年間と、その後3年間保管しなければいけません。

要するに、最大でなんと“4年間”保管しなければいけないということです。保管の方法は、紙でも磁気ディスク等のデータ上でも大丈夫です。ただし、労働基準監督署から調査された場合を考えると、データ化し、事業場ごとに、すぐにプリントアウトできる体制づくりがオススメです。

 

 

「他に年次有給休暇の悩みありませんか?」

「社員から、忙しいときに年次有給休暇を取得したいといわれた」

「年次有給休暇をたくさん取得する社員と、ほとんどとらない社員はどう扱いを変えればいいの?」

「10日間連続で、年次有給休暇を取得したいといわれた」

「年次有給休暇は買い取りできるの?」

このような疑問にはお問合せいただければ、無料でお答えいたします。または、本記事でご不明な点やもっと詳しく知りたい点等ございましたら私、牧野が無料でご相談お受けいたします。

 

本記事の作成者プロフィール

社会保険労務士  牧野(まきの) 剛(つよし)

静岡県でNO,1規模の社会保険労務士法人ロームの代表です。

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