社会保険労務士法人 ロームのお悩み相談コラム

2019.06.13

人手不足解消!選ばれやすくなる採用方法と人手不要になる業務改善法

現在日本の企業は、全体的に人手不足が深刻になっています。そうなると、新店舗が出せない、新たな受注が取れないなどで利益が伸び悩んでいる方も多いでしょう。

人手不足が深刻になっている主な原因は、労働者人口の減少や求人倍率が高くなっていることです。

そのため、あなたの会社は求職者から選ばれにくくなっています。 また、社内の業務効率が悪いために本来必要としない人員増加をしてしまう会社も少なくありません。

そこで今回は、あなたの会社が求職者から選ばれやすくなる採用方法や、そもそも人手を増やさずに利益性を高める方法などをお伝えします。

中小企業ほど活用したい有効な3つの採用ルートや、他社と比べられても応募される工夫を施す方法、本当に必要な業務を見極めるコツなどをあますことなく紹介します。

本記事を読んで人手の確保が難しい今でも、人手不足に悩むことなくスムーズに利益を伸ばすためのヒントを得てください。

1.人手不足の原因

まず最初に、人手不足の原因からお伝えします。 主な原因は次の5つです。

<人手不足の5つの原因>

  • 労働者人口の減少
  • 求人倍率が高い
  • そもそも求職者に会社の情報が伝わっていない
  • 他社の方が働く条件・環境が良いから
  • 社内業務が効率的でないから

これらの原因を良く理解できていないと、その次にお話する人手不足を解消する方法を有効活用出来ません。しっかりと見ていきましょう。

1-1.人手不足の原因①:労働者人口の減少

人手不足の原因のひとつ目は、労働者人口の減少です。

少子高齢化により、労働者人口のコアとなる生産年齢人口(15歳以上65歳未満)がどんどん減少しています。

 <生産年齢人口の図>

※出典:国立社会保障・人口問題研究所「日本の将来推計人口(平成29年推計)」P.3より http://www.ipss.go.jp/pp-zenkoku/j/zenkoku2017/pp29_ReportALL.pdf

今後ますます労働者が減っていくでしょう。

1-1-1.人手不足の原因①-1:最初から優秀な人材を採用することも難しくなっている

最初から優秀な人材を採用することもより難しくなっています。

なぜなら、労働者人口の減少に伴って、全体的に優秀な人材も不足しているからです。

もともと優秀な人材を採ることは難しいですが、これからさらに難しくなっていくでしょう。 そのため、人材育成に力を入れて優秀な社員に育てていく工夫が求められてきます。

※今後、本ブログでも人材育成の情報を発信していく予定です。

1-2.人手不足の原因②:求人倍率が高い

人手不足の原因の2つ目は、求人倍率が高いからです。

企業が求めている働き手の数に対して求職者自体が少ないので、一人の求職者をたくさんの企業が奪い合っています

 <有効求人倍率の推移>

有効求人倍率

出典:厚生労働省「一般職業紹介状況(平成31年4月分)について」https://www.mhlw.go.jp/stf/houdou/0000212893_00017.html

人手不足を解消するためには、たくさんの企業の中からあなたの会社を選んでもらう必要があります

1-3.人手不足の原因③:他社の方が働く条件・環境が良いから

人手不足の原因の3つ目は、他社の方が働く条件・環境が良いからです。

求人募集をしているのに応募がない、採用辞退されてしまう等が起きている場合、単純に 次のような問題を抱えている可能性があります。

  • 仕事内容がつまらない
  • 他社より給与が低い
  • 残業時間が長い
  • 休日が少ない
  • 拘束時間が長い
  • 人間関係が悪そうに見える

 求職者に選んでもらうためには、労働条件や労働環境を改善する必要があるかもしれません。

1-4.人手不足の原因④:そもそも求職者に求人している事が伝わっていない

人手不足の原因の4つ目として、そもそも求職者に求人している事が伝わっていないことも考えられます。

なぜなら、あなたの会社が求人していることが求職者に伝わらなければ、そもそも応募してこないからです。

求人しているのに求職者に見られていない状況

  • 人通りも少ない路地の店頭でアルバイト募集の張り紙をしているだけ
  • 求人を出した媒体の利用者が少ない
  • 職種にあった求人媒体を利用していない

このように、ことも珍しくありません。

まず、求職者に求人をしていることを知ってもらう必要があります

1-4-1.人手不足の原因④-1:知ってもらうだけでは応募者は集まらない

あなたの会社が求人していることを知ってもらうだけでは、実のところ応募者は集まりません。

なぜなら、会社が魅力的でない・不安要素があると応募したいと思わないからです。

だから、求職者の不安を取り除いて会社の魅力を伝えるためには、以下のようなポイントに意識して伝えることが大事です。

  • 仕事がつまらないのではないかと不安に思う人や、自分の成長に繋がるか不安な人のために、仕事のやりがいを伝える
  • 自分に仕事が合っているか勤まるか不安な人のために、今働いている社員の声と一日の業務内容を伝える
  • 人の役に立ちたいという意識が高い人のために、求職者が「あなたの会社の仕事を通じてどのような社会貢献ができるか」伝える
  • 一緒に働く人がどんな人が不安な人のために、人間関係がよさそうな写真や動画を見せる
  • 入ってから「思っていたのとなんか違うな」と思われないために、給与や労働条件等をハッキリ伝える

知ってもらうだけではなく、求職者に応募されやすい工夫をしましょう。応募される工夫については、本記事の2-2.「他社と比べられても応募される工夫を施す」で解説します。

1-5.人手不足の原因⑤:社内業務が効率的でないから

人手不足の原因の5つ目として、社内業務が効率的でない可能性があります。

なぜなら、社内業務が効率化できていないため、余分な人手が必要な状態になっているからです。

もしかすると、社内業務を効率化すれば新たに人材を採用することなく今いるスタッフだけで十分仕事を回す事ができるかもしれません。

そもそも、採用が必要でないかもしれないのです。

その場合は、人手を増やすよりも社内業務の効率化を先にする方が、長期的にメリットがあるでしょう。

社内の改善に関しては、本記事の「3.人手不足を解消する対策②:社内の改善を進める」で解説します。

2.人手不足を解消する対策①:採用方法を改善する

ここからは、人手不足を解消する対策をお伝えしていきます。

まずは、採用方法を改善するやり方です。改善するポイントは、大きく分けて2つです。

  • 採用ルートを見直す
  • 求人内容を改善する

順に見ていきましょう。

2-1.中小企業ほど活用したい有効な3つの採用ルート

中小企業ほど活用したい有効な3つの採用ルートを紹介します。

中小企業は大手ほど採用費用をかけられません。そのため、使える採用ルートは限られてきます。限られた採用ルートをうまく活用できないと採用が困難になってしまいます

したがって、あらためて次から説明する3つの採用ルートを活用する必要があります。

  • ハローワーク
  • 縁故採用
  • indeed(インディード)

これらを利用するのは当たり前のようですが、実は有効活用できるかどうかで大きく結果に差が出てしまいます。しっかりチェックしましょう。

2-1-1.ハローワーク|ほとんどの企業が利用しているが有効活用できてない媒体

活用したい採用ルートの1つ目は、ハローワークです。

ハローワークは1日の利用者数が推計17万人の有効な求人ルートです。無料で利用できるためほとんどの企業が利用していますが、実のところ有効活用できている企業は少数です

そもそも、ほとんどの企業はハローワークの求人票に手間と時間をかけていません。用意された見本を見ながら数十分程度で書いてしまっている方も多いでしょう。しかし、手間や時間をかけずノウハウも知らずに書いた求人票が、応募者の心を射止め、その企業に応募されるような可能性はごく僅か。

そのためハローワークは有効活用ができると他の企業よりも頭ひとつ抜けることが可能な求人媒体なのです。

【ハローワークを有効活用する4つのポイント】

有効活用するといっても具体的にどのようにすれば良いかをわかっていなければ行動することが難しくなるでしょう。そこで活用のポイントもお伝えします。

ハローワークを有効活用するには、次の4つを気をつけてみてください。

  • 求人票を時間を書けて作る(前提
  • 自社の〝仕事がデキる社員〟を参考に、求める人材像を明らかにする
  • 求める人物像があなたの会社で知りたいこと、興味を惹く内容を考えてリスト化し、求人票のどの項目に記載するか整理する
  • 枠内を最大限有効活用し、たくさん書く

以上のポイントを参考に、ハローワークを有効活用しましょう。

2-1-2.縁故採用(リファラル採用)|見落としがちだが効果の高い採用ルート

活用したい採用ルートの2つ目は、縁故採用です。縁故採用(リファラル採用)とは、あなたの企業、社員などとなんらかの関わりがある人を採用することです。

見落とされがちですが、実は転職した人の25%が縁故採用で入社しています。

<転職者の縁故入社の割合>

出典:厚生労働省「入職者の入職経路に関する分析」P.4より https://www.mhlw.go.jp/file/06-Seisakujouhou-11600000-Shokugyouanteikyoku/0000066757.pdf

また縁故採用の場合、以下のようなメリットがあります。

  • 既になんらかの関係があるので、業務内容について詳しく聞いていたり人間関係が既に出来上がっているため離職率が低い
  • 縁故採用した人と関わりが合った人の離職率も下がる
  • 人柄を知っているため安心できる ・採用費用がかかりにくい

縁故採用にはデメリットもないわけではないですが、上のように中小企業にとって非常にメリットがあります。

中小企業の採用ルートとして費用対効果が高いので、見直し改善したいところです。

【社員を採用に巻き込んでいくことが重要】

縁故採用を見直す上で、社員を採用に巻き込んでいくことが重要です。 縁故採用はつながりの多さに比例して採用に結びつくため、社員を巻き込み積極的に採用できる人を探していく必要があります。

具体的には以下のような行動をするとよいでしょう。

  • 「縁故採用を積極的にしていきたいんだけど、誰かウチに興味を持ってくれる人いないかな?」などと社員に声をかける
  • 従業員を応募者と捉えて「どうしてウチの会社に入社しようと思ったのか、採用の参考に聞かせてほしい!」と尋ねる。

社員を採用に巻き込むことで、採用全体がより良く改善していくでしょう。

2-1-3.indeed(インディード)|費用対効果の高い求人広告

活用したい採用ルートの3つ目は、求人広告のindeed(インディード)です。 indeedとは、求人専門の検索エンジンです。 余談ですが、最近ではTVCMでもよく見かけますよね。

indeedが良い理由は、いくつかあります。

  • 検索エンジンに強いサイトなので検索されやすく、求職者の目に止まりやすい
  • 低コストで採用できる
  • 勤務地と職種を検索して求人情報を探す仕組みなので、地方でも採用できる
  • indeedは利用者数が国内ナンバー1の求人媒体で、月の訪問数が2000万回以上と非常に多い
  • indeedから自社の採用ページや採用サイトを表示できる

そもそもindeedは、無料で掲載可能な媒体です。「地域+求人+職種」で検索上位を取りやすい構造になっているので、多くの求職者が訪れます。 またウンワークやフロムAなどの求人サイトやハローワークの求人も掲載可能で、幅広い求人がカバーされています。

そのため、今ある求人媒体の中で特に有効です。

【※採用サイトを作ってindeedから飛ばす】

indeedを利用する場合、採用サイトを作成し、indeedから見れるようにするのがオススメです。

なぜならindeedで採用サイトを利用しない場合、簡易的な募集要項を文字のみで伝える事しか出来ないからです。 求人広告で、文字のみの求人と絵や写真を駆使した求人ではどちらが会社の魅力を伝えやすいか言うまでもありません。

例えば、和気あいあいとした感じを伝えたい場合、文字だけよりも笑顔で会話している写真があれば、雰囲気の良さが伝わりやすいでしょう。

採用サイトを利用しない場合、魅力的な会社でも求職者を集めるのが難しくなるので採用サイトを作成することをオススメします

2-2.他社と比べられても応募される工夫を施す 他社と比べられても応募される3つの工夫を紹介します。

採用ルートを改善し、求職者があなたの会社の求人情報を知ったとしても、他社と比べられて応募されなくては人手を確保することは出来ません。 なので、応募されやすくなる工夫を施す必要があります。

  • 工夫点①:応募者に自社で働く魅力が伝わりやすい表現をする
  • 工夫点②:魅力的な労働条件にする
  • 工夫点③:未経験者でも仕事を覚えやすい土壌があることをアピールする

これらの工夫を施すことで、応募者数が大きく変化します。しっかりチェックしましょう。

【様々な自社の魅力を分析してみることが重要】

前提として、様々な自社の魅力を分析してみることが重要です。

なぜなら、求職者は様々な角度から応募する会社を吟味するからです。 そのため、自社の魅力を意識的に分析する必要があります。

具体的には以下の手順です。

  1. 採用ターゲットを定める
  2. 採用ターゲットが求めている労働環境・労働条件を調べる
  3. 採用ターゲットが応募しそうな他社は、どういった労働環境・労働条件なのかを調べる
  4. ②と③を見た上で、求職者が求めていて他社よりも強い要素が自社にないか分析する。
  5. ④で見つからなければ、採用ターゲットを見直す

こうして多角的に自社の魅力を分析してみることで、採用ターゲットに響く強みを見つけることが出来ます。 これらを踏まえた上で次からの工夫点に取り組むとより良くなるでしょう。

2-2-1.工夫点①:応募者に自社で働く魅力が伝わりやすい表現をする

応募されるための工夫の1つ目は、「応募者に自社で働く魅力が伝わりやすい表現をする」ことです。

表現の仕方一つで、応募者への魅力の伝わり具合が変わってしまいます。例えば次のようなポイントに気をつけると、応募者に自社に働く魅力が伝わりやすくなるでしょう。

  • ターゲットを意識する
    例:30代子育て中の女性
  • 特徴で終わることなく、その人にとってのベネフィット(利益)もあげる
    例:早く帰れる→早く帰れるから幼稚園でお子さんを待たせなく済む
  • 絵や写真などを使い、視覚的情報で信頼度を高める。
    例:2時半に帰社している写真や幼稚園にお子さんを引き取りに来た笑顔の親子

このようにあなたの会社の特徴を捉え、その特徴が誰に魅力的に感じるか、どのような利益があるのかを考え、〝相手が自分のこととして捉えやすい表現〟でアピールしていくと効果的です。

2-2-2.工夫点②:魅力的な労働条件にする

応募されるための工夫2つ目は、「魅力的な労働条件にする」ことです。

なぜなら、根本的に労働条件が悪ければ応募は来ないからです。求職者がどのようなことを望んでいるのか意識して、労働条件を改善しましょう。

【手当を廃止して基本給を上げてみる】

労働条件を改善する方法として、「手当を廃止して基本給を上げてみる」ことがオススメです。 一番明確で分かりやすい労働条件が、基本給だからです。

「そうは言っても賃金上げるのは難しいよ」と思われる方も少なくないでしょう。 しかし、今までと支払う給与の総額を変えずに、基本給を高くするテクニックがあります。

<人件費を変えずに基本給を高くするテクニック例>

従来 手当廃止 賞与減額 退職金減額
基本給 120000 205000 225000 230000
能力給 45000
役割給 30000
皆勤手当 10000
通勤手当 5000
総支給額 210000 210000 230000 230000
賞与 50000 50000 30000 30000
退職金 10000 10000 10000 5000
人件費 270000 270000 270000 270000

 

基本的に多くの手当は、定められてはいても利用率が低く効果的ではありません。 それならば基本給に回してしまった方が、労働者にとっても、会社にとってもオトクです。

「手当を廃止して基本給を上げてみる」ことで、少しでもいい労働条件にしましょう

2-2-3.工夫点③:未経験者でも仕事を覚えやすい教育環境であることをアピールする

応募されるための工夫3つ目は、未経験者でも仕事を覚えやすい環境であることをアピールすることです。

「1-1-1.人手不足の原因①-1」でも書いたように、優秀な人材を採ることは難しくなっており、未経験者を雇うことが多くなってきます。そのため、未経験者でも仕事を覚えやすい教育環境であることをアピールできると効果的です。

例えば、

  • 「実は社員の9割が未経験者から始めました」
  • 「マンツーマンで3ヶ月間手取り足取り教える万全の体制!!」
  • 「未経験者でしたが、親切丁寧に教えて頂けたので今では一人前になれました。」と言った従業員の声を集める

以上のように未経験者でも仕事を覚えやすい環境をアピールできると、他社よりも応募されやすくなります

アピールできるほど良い教育環境が整っていない場合、今後のためにも仕事が覚えやすい教育環境を整えることをオススメします。応募者が集まりやすくなる上に、生産性が高まり利益もあがるため一石二鳥です。

3.人手不足を解消する対策②:社内の改善を進める

ここまで採用方法の改善についてお伝えしてきました。 ここからは、社内の改善方法についてお伝えしていきます

社内の改善方法は主に2つやり方があります。

  • 不要な仕事を減らし、本当に重要な業務に力を入れる
  • サービス・商品・経費を見直して利益を確保する

順に見ていきましょう。

3-1.本当に重要な業務を見極める|不要な仕事は減らす

まずそもそもあなたの会社にとって本当に必要な業務を見極めることが大切です。

なぜなら不要な仕事を減らし業務の効率化をすることで、現状の人手でも対応できたり、人手不足が解消することがあるからです。

仕事は、主に以下の3つに分類することができます。

  1. 外注した方が効果的な仕事(ノンコア業務)
  2. 利益が少なく、手間が掛かるやめるべき仕事
  3. 利益を生み出す力を入れるべき仕事(コア業務)

このうち①と②に分類できる仕事は、不要か自社でやるべきではない可能性が高いです。ご自身の会社に該当しないか当てはめながら見ていきましょう。

3-1-1.①外注した方が効果的な仕事(ノンコア業務)

外注することで、仕事量を効果的に減らせる可能性があります。 外注を検討すべき仕事というのは以下の3つです。

  • 「請求書を作って送る作業」などの利益に繋がらないが必要な仕事(ノンコア業務)
  • 「商品の製造は得意だけども、営業が苦手」など、自社が苦手な業務やボトルネックになっている仕事
  • 「ホームページ制作で一通りの作業はできるが、デザインは外注した方が質が良くなりそう」など、外注した方が商品やサービスの品質が上がる仕事

このように外注することで、本当に必要な仕事に労力を回すことができたり、よりサービスの品質が向上しそうな場合は外注を検討してみると良いでしょう

3-1-2.②利益が少なく手間が掛かるやめるべき仕事

利益が少なく手間が掛かる仕事は、そもそも売っても売っても利益にならず手間だけが増えてしまうため、やめるべきです。

例えば、個人経営のカフェなのに利益が出る仕組みを考えずに、コンビニのイートインに対抗してコーヒー1杯120円で売ってしまっているなど。

そのような状態では例えコーヒーが売れて忙しくなったとしても、ビジネスとして利益が生み出しにくい状況になっています。そもそも利益が生み出すのが難しい商品はやめて、利益を生み出しやすい商品に力を入れるべきです。

利益につながる作業・仕事が土台にあってこそ経営がうまくいきます。サービス・商品・経費を見直して利益を確保するポイントについては後ほど詳しくお伝えします。

3-1-3.③利益を生み出す力を入れるべき仕事(コア業務)

利益が少ない仕事とは反対に、粗利益が取れる仕事は力を入れるべきです。

会社が従業員に給料を払ったり、広告費を出したりできるのはすべて粗利益があるお陰です。利益が少ない仕事を優先して、会社に粗利益(お金)が溜まらなければ、ビジネスを続けることが出来なくなります。

ところが従業員はもちろん経営陣であっても、どの仕事が粗利益が高いのか・低いのかを意識できていないことも珍しくありません。 一度冷静に、粗利益が高いサービス・商品はどれなのかをあらためて把握して、会社が利益を生み出しやすい商品に力を入れることが大切です。

3-2.サービス・商品・経費を見直して利益を確保する

そもそも人を新たに雇わなくても利益が確保できる方法があれば、問題ない方もいらっしゃいます。そこで、人を新たに雇わずに今いる社員だけで利益を増やす方法を紹介します

新たに雇わずに利益を増やす方法としては以下の2つです。

  • サービス・商品を見直して利益を確保する
  • 経費を見直して利益を確保する

順に見ていきましょう。

3-2-1.新たに雇わずに利益を増やす方法①:サービス・商品を見直して利益を確保する

利益を意識した価格設定を行っていなかったり、会社全体での仕事の効率化がそこまでされていない場合、サービス・商品を見直すことで利益を確保できることがあります。

例えば、以下のようなものです。

  • 売値を高くして粗利益を増やす
  • 自動化できる作業を探し、空いた時間を有効活用する
  • 仕事の工程を最適化し、マニュアル化(会社全体で共有)する

このように、商品を粗利益が高い商品に変えたり、仕事のやり方を見直して作業効率を上げることで、利益を確保できる場合があります。

<社内で「効率のいい仕事のやり方」を共有する>

また、仕事のノウハウや知識を社内で共有する社風をつくると、仕事の効率化が進み、利益を確保しやすくなります。

すると、社内の雰囲気を良くし、お互いに助け合える人間関係が良い職場を作ることが出来ます

逆に、ノウハウを共有せずに一人で効率的な仕事をしても、会社全体では作業効率がほとんど上げることができず、利益を確保するのは難しくなるのでオススメしません。

そのため、仕事のノウハウや知識を社内で共有し、作業効率を上げて利益を確保しましょう。

3-2-2.新たに雇わずに利益を増やす方法②:経費を見直して利益を確保する

経費削減をあまり意識していない場合、下げられる経費を見つけることで利益を確保できる場合があります。

例えば、以下のようなものです。

  • 店舗や事務所を見直す・・・オンラインで通販し、実店舗をたたむ。レンタルオフィスを借りる等
  • 原価を下げる・・・大量に発注する。取引先を変えるなど
  • 不要な人件費の削減・・・給与計算のアウトソーシングや事務作業のIT化等。

何に経費がいくらかかっているのか確認し、下げられる経費がないか考え利益を確保しましょう

<会社全体を俯瞰して冷静に判断する>

利益を上げるためには会社全体を俯瞰し、問題点や改善すべき点を見つけ、取り組むべき事を決めるべきです。逆に、考え無しに一遍等の粗利確保の行動を取るのは危険です。

その場合、以下のような状態になってしまう可能性が有ります。

  • 目先の売上アップを意識するあまり、粗利益以上に経費が増えてしまう
  • 売値を上げすぎた結果売れる個数が減り、結果的に利益が減ってしまう
  • 粗利を確保したいために、本来必要な固定費まで過度に削減してしまう

このような状態に陥らないためにも、冷静に会社を見つめ直し、

  • 何が問題で利益が増えないのか
  • 何を改善するべきなのか
  • どれから手をつけるべきなのか

等を考えて、利益確保の行動をしましょう

4.まとめ|常に魅力的な会社であることを心掛けよう

ここまで本記事でご紹介をしてきたヒントをもとに改善すれば、人手不足を解消できることもあるでしょう。

ただ、頭に入れておかなければいけないのは「会社を選ぶ権利は応募者にある」ということです。もし採用の手法を少し改善して一時的に人手不足を解消しても、その手法が廃れてしまったらまた人手不足に陥るかもしれません。

長期的な視野でみるならば会社自体を常に魅力的にしておくことが重要です。今、あなたの会社が人手不足になっているピンチな状況を逆に〝チャンス〟と捉えて、良い方向へ進めるように行動・改善をしてみましょう。

もしその〝良い方向〟がどういったモノを指すのかよくわからない場合には、人事・採用のプロに相談をしてみると良いでしょう。もちろん、私たちロームでもお手伝いをしております。

長文になりましたので、最後に記事本文でお伝えした大切なポイントを再度載せておきます。

<中小企業ほど活用したい有効な3つの採用ルート>

    • ハローワーク
    • 縁故採用
    • indeed(インディード)

<他社と比べられても応募されやすい工夫>

  • 応募者に自社で働く魅力が伝わりやすい表現をする
  • 魅力的な労働条件にする
  • 未経験者でも仕事を覚えやすい教育環境であることをアピールする

<社内の改善を進める2つの考え方>

  • 不要な仕事を減らし、本当に重要な業務に力を入れる
  • サービス・商品・経費を見直して利益を確保する
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