周知をしない就業規則、無効なの?社長が知らない落とし穴!

「従業員に見せていない就業規則って、効力がないかを知りたい」
「就業規則を社員に見せたくない。見せなくても大丈夫なの?」
「就業規則って、どういう感じで、周知すればいいのか上手なやり方を教えてほしい」

この記事は、そんな社長さまの素直な疑問にお答えするために書いています。

はじめまして、社労士の牧野剛と申します。
開業28年、上場企業を含む571社の顧問先にサービスを提供している社会保険労務士法人ロームの代表をつとめさせて頂いております。

就業規則を作成・変更した場合には、労働者にすみやかに周知しなければなりません。周知されて初めてその効力を発生することとなります。
つまり、周知されていない就業規則は、効力を発揮できないのです。

では、具体的にみていきましょう。

就業規則の基本



常時10人以上の労働者を使用する使用者は、就業規則を作成しなければなりません(労働基準法89条、以下「労基法」)。
もちろん、10人未満でも就業規則は、かならず作りましょう。きちんと就業規則を作らない社長は大きく損をしています。 労働者を保護する法律は、労働基準法、安全衛生法、男女雇用均等法、労働契約法など色々あります。

しかし、会社とまじめに働く社員を問題社員から守る法律は、残念ながらありません。

会社が、問題社員と対抗できるのは、
  • 就業規則
  • 雇用契約書
  • 誓約書
など会社が独自に作る「労務管理書式」です。



就業規則などを作らなくても大丈夫とか、ダウンロードした「ひな型就業規則」でプロに任せず作ろうと考えていると、後で思わぬトラブルに巻き込まれてしまいます。

. きちんと作成した就業規則は、会社と真面目に働く社員を守る強力な盾になります。

就業規則の作成と届け出のルール


就業規則の力=効果は、社長が思っているより大きいです。しかも、基本的に会社が作ることができます。だから、労働者を守る上で、「就業規則の作成」と「届出方法」のルールが決められています。

常時10人以上の労働者を使用している事業場では、就業規則を作成し、過半数労働組合または労働者の過半数代表者からの意見書を添付し、所轄労働基準監督署に届け出ることです(労基法 第89条、90条)。

もう少し詳しく見てみましょう。

(1)就業規則の書き方のルール


就業規則には、次の3つの記載事項があります。
  1. 絶対記載事項  ルールが無くても必ず記載
  2. 相対的記載事項 ルールを決めた場合は必ず記載、決めない場合は不要
  3. 任意記載事項  記載するかどうか自由

(2)従業員の過半数代表者から意見を聴くこと



就業規則の作成・変更に関し、当該事業場の過半数労働組合(これがない場合には労働者の過半数代表者)の意見を聴く必要があります。
実は、労基法上は、意見を聴くだけで大丈夫です。労働者の合意が必要といっているわけではありません。あくまで、過半数代表者の意見を聴くだけで良いのです。

なお、賃金を下げるとか、休日を減らすなど労働条件を引き下げる場合は、「不利益変更」といって、他にきちんと守らなければならないルールが労働契約法で定められています。就業規則に詳しい社労士に相談することをお薦めします。

※過半数を代表する者の選び方にも、注意点があります。これは別の機会にお話します。

(3)意見を添えて、労働基準監督署に届け出ること。

具体的には、どう周知すれば良いのか?

(1)周知する義務

使用者は、この法律及びこれに基づく命令の要旨、就業規則を、常時各作業場の見やすい場所へ掲示し、又は備え付けること、書面を交付することその他の厚生労働省令で定める方法によつて、労働者に周知させなければなりません。 (労基法第106条第1項)

(2)周知方法

  1. 常時各作業場の見やすい場所へ掲示し、又は備え付けること。
  2. 書面を労働者に交付すること。
  3. 磁気テープ、磁気ディスク、その他これらに準ずる物に記録し、かつ、各作業場に労働者が当該記録の内容を常時確認できる機器を設置すること。
つまり、周知の方法としては、
休憩室、作業場などの誰でも見れる場所に掲示する
印刷して全員に配布する
社内のネットワークに保管して、パソコンなどでいつでも誰でも見られるようにする
などの方法が必要です。

金庫にしまって、従業員に見せないのではダメなんです。従業員から言われば見せるも、通用しないんです。ポイントは、いつでも社員なら誰でも見れることです。

なお、周知を怠った場合は、30万円以下の罰金が科せられます。

(3)「周知していない」とされた判例

中部カラー事件(東京高裁 平成19年10月30日)


全体朝礼で就業規則の変更(退職金の変更)について、口頭で説明し、同時に退職金の計算式が示されました。
さらに、変更後の就業規則を休憩室の壁に掲示していました。

しかし、この判例では周知がなされていないとし、就業規則の変更を認めませんでした。

それは、就業規則には、退職金の金額の計算、算出に関して規定があるだけで、具体的に、中退共から支給される退職金の金額や生命保険会社から受け取れる養老保険の解約返還金の金額の計算できる記載が無かったからです。
つまり、単に規則を掲示したり、簡単に説明するだけでは不十分なのです。

従業員が理解できる形で周知しなければ、認められないのです。
実質的な周知が求められます。

周知していない就業規則の効力は?


周知していない就業規則の効力は、どうなるのでしょうか?
効力は無効となります。

就業規則は、労働条件の基本ルールを決めるモノです。
就業規則の変更して、退職金を大幅に減額したとします。
しかし、周知がなされていなかったとしたら、どうでしょうか?
定年退職のときに、その事実をを知ったら、老後の生活が大きく狂ってしまいます。
それでは、困ってしまいますよ。

だから、周知されていない就業規則の効力は無効になります。しかも、だた周知すれば良いわけではなく、労働者が理解できるよう周知する必要があります。

フジ興産事件(平成15年10月10日)


最高裁は平成15年の「フジ興産事件判決」で、「就業規則が法的規範としての性質を有するものとして、拘束力生ずるためには、その内容の適用を受ける事業場の労働者に周知させる手続が採られていることを要する」として、就業規則の周知義務が就業規則の効力発生の要件であることを明らかにしました。

判例を受け、労働契約法で、労働契約締結時及び労働条件変更時に、就業規則が労働契約を規律しうる要件の一つとして、労働者への「周知」を規定しています。(労働契約法第7条、第10条)

まとめ




就業規則は、会社と真面目に働く社員を守る重要な書式です。しかし、作成しただけでは不十分です。

労基法では、就業規則を作成した場合、事業主にその周知義務を課しています。
そして、周知して初めてその効力が発生します。

  • 周知する方法としては
  • 休憩室、作業場など、社員が見やすい場所に掲示するか
  • 全社員に配布するかパソコンを通していつでも誰でも見られるようするか
です。
就業規則は、会社も、従業員も守るルールです。ルールをキチンと公開することで、会社と従業員の信頼が高まります。せっかく作った就業規則です。有効に使いましょう。
もしかたら、就業作成、運用で悩んではいませんか?一度、良かったら、ご相談下さい

まずは、メールか電話でお問い合わせください。



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